Chuyên mục
Phầm Mềm ERP & CRM

KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn một số kinh nghiệm triển khai ERP, giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình từng bước và những điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống ERP. Lưu ý rằng, mặc dù bạn có thể tham khảo kinh nghiệm từ nhiều nguồn, học hỏi và ứng dụng chúng, nhưng quan trọng nhất là bạn vẫn nên tham khảo chính ý kiến và quy trình của đội ngũ tư vấn triển khai của công ty dịch vụ để nắm chi tiết nhất

triển khai erp cho doanh nghiệp

Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư ERP  

Trước hết phải nói đến vấn đề tiền bạc. Nếu công ty hiểu rõ lợi ích và chịu chi để triển khai hệ thống thì quá dễ dàng, không cần phải lo lắng. Nhưng nếu doanh nghiệp phải cân nhắc và cố gắng trích ra số tiền lớn đối với công ty để triển khai thì bạn nên cân nhắc kỹ càng các loại chi phí có thể phát sinh, để tránh trường hợp doanh nghiệp rơi vào thế bị động khi quá trình triển khai ERP đã đi nửa đường

Theo kinh nghiệm triển khai ERP của chúng tôi, chi phí phụ thuộc vào những yếu tố sau đây:

  • Phương thức triển khai: Lưu trữ trên đám mây hay sử dụng máy chủ lưu trữ riêng hoặc có thể kết hợp cả hai
  • Quy mô doanh nghiệp: Số lượng người sử dụng hay còn gọi là user trên hệ thống cũng ảnh hưởng đến chi phí 
  • Tình trạng sử dụng công nghệ: Hiện trạng hệ thống thiết bị và công nghệ của bạn như thế nào, nếu không thể đáp ứng thì buộc bạn phải bỏ chi phí để nâng cấp thiết bị cho công ty
  • Yêu cầu tùy chỉnh: Nhiều chức năng cần thiết nhưng lại không có trên hệ thống ERP, lúc này bạn buộc phải yêu cầu tùy chỉnh, nâng cấp theo nhu cầu cá nhân hóa
  • Một vài chi phí phát sinh trong quá trình triển khai như: phí gặp gỡ, phí công tác, phí tư vấn,….
ngân sách triển khai

Dự trù đúng nhu cầu và phạm vi triển khai

Bằng kinh nghiệm triển khai ERP, nhu cầu và phạm vi triển khai ảnh hưởng lớn đến chi phí nên bạn cần phải hoạch định rõ ràng ngay từ giai đoạn đầu. Vậy tại sao lại là dự trù chứ không phải chính xác?

Việc triển khai ERP là mục tiêu mang tính dài hạn, phục vụ cho kế hoạch kinh doanh và phát triển trong tương lai. Vì vậy bạn phải xác định rõ định hướng phát triển để không phải gặp khó khăn khi hệ thống ERP hiện tại không đáp ứng được trong tương lai. Ví dụ như:

  • Số nhân viên/user trên hệ thống
  • Số chi nhánh, văn phòng, nhà máy, cửa hàng
  • Chức năng cần có, kể cả trường hợp doanh nghiệp muốn mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh khác
  • Số dữ liệu và thông tin hiện tại
  • Số quy trình nghiệp vụ
lập kế hoạch triển khai

Tìm kiếm đơn vị triển khai 

Tiếp theo là tìm kiếm đơn vị triển khai, nếu bạn sử dụng phần mềm ERP do Việt Nam phát triển thì có thể liên hệ trực tiếp. Còn nếu sử dụng các phần mềm lớn ở nước ngoài thì phải tìm kiếm các đơn vị dịch vụ chuyên triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm triển khai ERP của mình, bạn nên cân nhắc những điều sau khi lựa chọn đơn vị triển khai

  • Năng lực: Đội ngũ tư vấn và triển khai có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về các giải pháp, cũng như am hiểu về các vấn đề của doanh nghiệp. 
  • Kinh nghiệm: Đã từng thực hiện các dự án thành công cho các doanh nghiệp có cùng lĩnh vực, quy mô với doanh nghiệp của bạn. Hiểu rõ ngành nghề cũng như văn hóa làm việc để dễ dàng trao đổi, chuyển giao và đào tạo.
  • Chi phí: Chi phí phải phù hợp, chắc chắn bạn không thể đòi hỏi một chi phí thấp, tuy nhiên nó phải phù hợp với ngân sách mà bạn đã cân nhắc ở trên
kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP

Tìm kiếm hệ thống ERP phù hợp

Như kinh nghiệm mà nhiều người chia sẻ về việc triển khai dự án ERP. Quan trọng nhất không phải là một phần mềm ERP tốt nhất mà bắt buộc phải là phần mềm ERP phù hợp nhất. Phù hợp về ngân sách, về chức năng, về khả năng tích hợp, về tính liên quan và dễ sử dụng đối với ngành nghề kinh doanh của bạn. Chính vì vậy, phù hợp là tốt nhất, cái tốt nhất mà không phù hợp, không tương thích thì không hiệu quả, không tốt.

Lập kế hoạch triển khai cụ thể

Một kế hoạch cụ thể, thể hiện rõ tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp trong dài hạn sắp tới, từ đó dễ dàng kiểm soát và quản lý công việc triển khai hơn. Việc lên kế hoạch cần sự đóng góp của ban lãnh đạo và các thành viên trong đơn vị triển khai dự án

  • Mục tiêu rõ ràng
  • Lựa chọn và phân bổ và kiểm soát đội ngũ dự án với các thành viên tham gia phù hợp và đủ năng lực
  • Ngân sách cụ thể, chủ động trong các khoản chi phí phát sinh
  • Chia nhỏ từng mốc thời gian và giai đoạn cụ thể
  • Xác định thời điểm triển khai hợp lý
kinh nghiệm triển khai erp

Không tác động vào quá trình đánh giá của đơn vị triển khai

Đôi khi bạn lại vô tình tham gia quá nhiều vào quá trình đánh giá bước đầu của đơn vị tư vấn thay vì ở vị trí là tham vấn cho họ. Điều này gây tác động xấu đến công việc đánh giá ban đầu được cho là rất quan trọng, chắc chắn bạn có chuyên môn và am hiểu về công ty hơn họ, nhưng họ mới là những chuyên gia tư vấn và triển khai. 

Chính vì vậy, với kinh nghiệm triển khai ERP cho các doanh nghiệp, tôi khuyên bạn chỉ nên dừng lại ở vai trò tham vấn và hỗ trợ họ trong quá trình tìm hiểu, phân tích và đánh giá quy trình của công ty

Truyền thông nội bộ trong quá trình triển khai hệ thống ERP

Điều này giúp cho các nhân sự nắm được thông tin, chuẩn bị tâm lý và tinh thần để theo sát dự án, chuẩn bị để cùng nhau chuyển đổi và phát triển

  • Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ đến các nhân sự trong công ty trong từng giai đoạn
  • Lựa chọn cách thức truyền thông hợp lý
  • Thông qua bản tin, quyết định, mini game, bài Test online và truyền thông đến toàn thể nhân viên có liên quan (Meeting, Mail, Poster, Banner, News).
  • Tổ chức họp trực tiếp và truyền thông mục tiêu, tầm quan trọng cần đạt được của từng giai đoạn.
đơn vị triển khai erp

Sau khi triển khai thì vẫn còn một quá trình dài phía trước, đặc biệt là việc đào tạo cho nhân sự của công ty sử dụng, chuyển đổi từ phương thức làm việc cũ sang quy trình làm việc mới. Việc triển khai ERP có thể còn dẫn đến nhiều nhân sự bị mất việc do phần công việc của họ bị tinh giản và tự động hóa, dẫn đến không cần thiết đến sự có mặt thao tác của con người. Chính vì vậy, bạn phải chuẩn bị thật kỹ càng bằng cách tìm đọc nhiều kinh nghiệm triển khai ERP từ nhiều nguồn nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.