Chuyên mục
Phầm Mềm ERP & CRM

ERP LÀ GÌ? – LỢI ÍCH CHO DOANH NGHIỆP KHI TRIỂN KHAI ERP

Khi nền kinh tế phát triển, thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, để có thể phát triển bền vững và mạnh mẽ đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng một mô hình hoạt động hiệu quả, tối ưu để có thể cạnh tranh với các đối thủ. Không còn những ngày tháng bối rối với hàng tá những phần mềm quản lý, quản trị vận hành riêng lẻ, không hiệu quả. Giờ đây đã có ERP giúp bạn giải quyết toàn bộ vấn đề, hãy cùng tìm hiểu ERP là gì? và nó giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào nhé.

phân hệ trong hệ thống

ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Nói một cách tổng quát, triển khai ERP giúp quản trị toàn bộ hoạt động, tất cả các quy trình nghiệp vụ của tổ chức và doanh nghiệp trên cùng 2 phần mềm hay còn được gọi là All In One (tất cả trong một)

Ví dụ: Trước đây, các phòng ban trong công ty của bạn sẽ được một trưởng phòng quản lý, việc quản lý phòng của mình như thế nào là do trưởng phòng tự triển khai, có thể là dùng ứng dụng, hệ thống nào đó. Và cứ như thế, mỗi phòng ban sẽ phát sinh một cách quản lý khác nhau, mỗi phòng ban sẽ sở hữu dữ liệu riêng. 

Khi cần trao đổi công việc giữa các phòng ban thì thường sẽ qua email, zalo, hay phải tổ chức các cuộc họp lớn nhỏ,….Việc này làm cho mô hình hoạt động của doanh nghiệp trở nên không hiệu quả, dư thừa nguồn lực và nguồn tài nguyên,…Có thể bạn không nhận thấy vấn đề nào vì công ty vẫn hoạt động bình thường, tuy nhiên nó sẽ vẫn mãi bình thường nếu bạn không tối ưu, vì nó có thể tốt hơn nữa.

lợi ích của erp

Chính vì vậy mà ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mới ra đời với sứ mệnh đưa toàn bộ hoạt động, quy trình nghiệp vụ, dữ liệu,…của công ty vào một hệ thống đồng nhất, nơi mà từng hoạt động từ trên xuống dưới đều được kiểm soát, kết nối các phòng ban và nhân viên lại với nhau, dữ liệu được chia sẻ bảo mật và dễ dàng hơn.

Một số tính năng, thường được gọi là phân hệ cơ bản trong hệ thống ERP

  • Tài chính (Finance)
  • Quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
  • Quản lý mua hàng (Purchase Control)
  • Quản lý bán hàng (Sales and Distribution)
  • Quản lý dự án (Project Management)
  • Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management)
  • Quản lý dịch vụ (Service Management)
  • Báo cáo thuế (Tax Reports)
  • Báo cáo quản trị (Management Reporting)
  • R&D
doanh nghiệp triển khai hệ thống erp

ERP mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Như đã trình bày, ERP giúp mô hình hoạt động của doanh nghiệp trở nên thống nhất và đồng bộ hơn. Dễ dàng quản lý, kiểm soát và phân quyền, cụ thể là:

  • Tạo ra một không gian làm việc chung, giúp các phòng ban, nhân viên kết nối và chia sẻ với nhau dễ dàng hơn
  • ERP là một hệ thống có tính kế thừa, đồng nhất thông tin giữa các phòng ban thông qua các module tích hợp, giúp việc luân chuyển thông tin được diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn mà không cần phải cập nhật lại dữ liệu.
  • Giảm chi phí quản lý và vận hành bằng sự đồng nhất và logic của ERP
  • Rút ngắn thời gian ra quyết định nhờ vào thông tin và dữ liệu trực quan, chính xác, được cập nhật theo thời gian thực
  • Quản lý tài chính và dòng tiền một cách xuyên suốt và minh bạch
  • Tự động hóa các quy trình, thao tác, hoạt động cơ bản trong công ty
  • Khả năng bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin, minh bạch, trực quan
  • Quản lý kiểm soát và phân quyền
  • Với các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây (ERP Cloud), người dùng có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi, từ bất cứ thiết bị kết nối mạng nào.

Hạn chế của ERP

Chi phí đầu tư lớn

Chi phí bản quyền, chi phí triển khai, chi phí phát sinh và duy trì,…và còn rất nhiều loại chi phí khác. Thông thường một hệ thống tốt và hoàn chỉnh có thể tiêu tốn của doanh nghiệp hàng trăm triệu đồng hoặc lên đến vài tỉ. Ở quy mô lớn như tập đoàn đa quốc gia thì con số triệu đô là bình thường

kinh nghiệm triển khai

Thời gian triển khai kéo dài

Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm. Có khi đến 5 năm, nhưng tầm nhìn khi triển khai ERP là lâu dài, là một kế hoạch 5 – 10 năm. Thường để đảm bảo, việc triển khai sẽ đi theo tuần tự từng chi nhánh, quốc gia, khu vực, chứ không 1 lần làm hết.

Yếu tố con người

Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng yếu tố con người hay cụ thể hơn và thay đổi cách làm việc và tư duy cũ của nhân viên. Có lẽ đây là lý do khiến nhiều dự án ERP thất bại nhất. Để sử dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi quy trình làm việc có phần lỗi thời của mình. Nhiều người chưa sẵn sàng thay đổi sẽ từ chối dùng ERP.

Cần thời gian để thu lợi từ ERP

ERP là sự đầu tư dài hạn có thể lên đến 5 – 10 năm bao gồm thời gian triển khai, thử nghiệm, đào tạo và đi vào vận hành. Chính vì vậy, việc không thấy được lợi ích ngắn hạn khiến cho chủ doanh nghiệp không mặn mà lắm với ERP

hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Cân nhắc điều gì khi triển khai ERP cho Doanh nghiệp

Sau khi đã cân nhắc các lợi ích và hạn chế của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nếu cảm thấy cần thiết triển khai, doanh nghiệp cần phải cân nhắc thêm nhiều yếu tố tác động khác để có thể đưa ra những yêu cầu cần thiết để chọn lựa hệ thống phù hợp.

  1. Ngân sách: Cân nhắc kỹ ngân sách dự trữ cho phép để có thể sử dụng trong quá trình triển khai hệ thống ERP, tránh trường hợp hết tiền giữa đường khiến bạn tiến không được mà lui cũng không xong 
  2. Quy mô công ty: số lượng nhân viên, phòng ban, chi nhánh, nhà xưởng,…
  3. Sản phẩm kinh doanh, sản phẩm sản xuất, số lượng mã hàng hóa, quy trình sản xuất có phức tạp không. Chẳng hạn như sẽ có sự khác nhau trong cách quản trị giữa việc nguyên vật liệu nhập từ bên thứ 3 hoặc do nguồn cung nội bộ
  4. Định hướng mở rộng và phát triển trong tương lai: Định hướng trong tương lai công ty mong muốn phát triển như thế nào, mở rộng ra sao. Tránh trường hợp phải triển khai hệ thống mới trong tương lai vì hệ thống cũ không đủ đáp ứng
  5. Những khó khăn và vấn đề hiện tại trong cách hoạt động và quy trình nghiệp vụ: Liệt kê những khó khăn tồn đọng để có thể được bên triển khai tư vấn giải pháp một cách hiệu quả nhất.
hạn chế của hệ thống erp

Một kinh nghiệm quan trọng nữa khi triển khai ERP:

  • Nghĩ và đầu tư dài hạn cho tương lai: Có thể số tiền bây giờ bạn chi ra để triển khai ERP là quá lớn, nhưng lại không thấy được lợi ích ngay ngắn hạn, dẫn đến sự phân vân, cân nhắc. Bạn hãy nhớ rằng đây là sự đầu tư cho tương lai, khi mọi thứ đã đi vào quỹ đạo ổn định, lúc đó ERP mới phát huy hết khả năng và lợi ích của mình
  • Thực hiện cẩn thận từ những việc nhỏ nhất: Hãy cẩn thận ở những bước đầu tiên dù là nhỏ nhất, chẳng hạn như việc nhập liệu. Đây là công đoạn vất vả nhất, nhập liệu lại toàn bộ dữ liệu vào hệ thống, hạn chế sai sót nhất có thể. Nhưng khi đã đầy đủ dữ liệu thì công việc của bạn sẽ được đơn giản và tự động hóa toàn bộ.
erp là gì
  • Phù hợp nhất chứ không phải tốt nhất: Một hệ thống ERP tốt nhất? Không, hãy chọn hệ thống ERP phù hợp nhất. Có thể bạn thấy các công ty khác triển khai một hệ thống nào đó và bạn muốn làm giống họ, hoặc phải mua hệ thống nào mắc tiền và tốt hơn của họ. Nhưng một hệ thống được cho là tốt nhất chưa chắc giúp bạn hoạt động tốt hơn việc sử dụng hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp

Nếu bạn muốn tham khảo nhiều hơn những kiến thức về ERP hãy tìm đọc chỗi bài viết của chúng tôi về Phần mềm ERP và CRM

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.